Faktura

Kort sagt kan man säga att en faktura är ett dokument i någon form som innehåller ett krav om betalning från en part till någon annan part. Fakturan kan vara i elektronisk form eller i pappersformat och den innehåller ett betalningskrav. Den kan ställas ut från ett företag till ett annat, eller mellan ett företag och en privatperson. Den part som vill ha in betalningen kallas borgenär, och den som är skyldig någon pengar och ska betala fakturan kallas då gäldenär. När man ställer ut en faktura ska den alltid numreras i en kronologisk ordning eftersom de ligger till grund för företagets redovisning och även fungerar som verifikation för bokföringen i företaget. Det måste finnas en verifikation för alla affärshändelser även om det inte finns något krav på att fakturan ska skrivas.

När ska en faktura betalas?

Hos många företag används krediter i förhållande till fakturan. När sådant används skickas en faktura med ett betalningsvillkor. Detta betalningsvillkor kan vara 30 dagar. Det kan också vara högre eller lägre. Denna kredittid räknas från det att fakturan skrivs, fram till att fakturan har sin förfallodag. I samband med fakturering och kredit kan en avgift tas ut. Den kan vara hur hög eller låg som helst. Det är dock mycket viktigt att hålla koll på att avgift endast får tas ut av kunden om båda parter avtalat om den i förhand.

I andra fall kan en faktura ha betalningskravet att den ska betalas direkt eller vid månadens slut. Om man ska betala en faktura är det viktigt att hålla koll på detta då förseningsavgifter och liknande annars kan tillkomma. Om man har ett företag som fakturerar måste man också vara medveten om att företaget måste ligga ute med sitt kapital fram till dess att fakturan blir betald. Om parten inte betalar, och det drar ut än mer på tiden kan företaget lätt få problem.

Vad ska fakturan innehålla?

Det är mervärdesskattelagen som bestämmer vad en faktura ska innehålla. Enligt denna ska fakturan innehålla datum för fakturans utfärdande, fakturanummer samt säljaren och köparens namn och adress. Säljarens momsregistreringsnummer samt varornas eller tjänsternas art ska också finnas med. Om det gäller flera varor eller tjänster ska omfattningen finnas med. Det ska också framgå när varorna sålts och hur, samt när betalning ska ske. Det finns i vissa fall också möjlighet att skapa en förenklad faktura, och för den gäller andra regler.

När man skapar en faktura bör den också innehålla information om dröjsmålsräntor och alla betalningsvillkor. Här bör det framgå om eventuella påminnelseavgifter eller liknande tillkommer efter förfallodatum. Varans leveransvillkor och betalningsuppgifter måste också finnas med. En annan viktig sak är information om att säljaren har godkännande för F-skatt. Andra krav gäller för aktiebolag. På deras fakturor måste också organisationsnummer, bolagets namn och information om var bolaget har sitt säte, framgå. Om man ska skapa och betala fakturor är det med andra ord en hel del man bör känna till.